Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng sống vô cùng cần thiết và quan trọng trong xã hội hiện đại. Nếu bạn có kỹ năng giao tiếp tốt bạn sẽ có được những mối làm ăn, quan hệ bạn bè giúp ích rất nhiều cho cuộc sống sau này. Vậy kỹ năng giao tiếp là gì? Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống, một số kỹ năng giao tiếp hiệu quả nhất sẽ được MINSoftware chi tiết trong bài viết dưới đây.
I. Kỹ năng giao tiếp là gì?
Theo Wikipedia, giao tiếp là hành động truyền tải ý đồ, ý tứ của một chủ thể (có thể là một cá thể hay một nhóm) tới một chủ thể khác thông qua việc sử dụng các dấu hiệu, biểu tượng và các quy tắc giao tiếp mà cả hai bên cùng hiểu.
Kỹ năng giao tiếp đề cập đến khả năng đưa và nhận thông tin một cách hiệu quả thông qua: ngôn ngữ, cảm xúc, và ký hiệu giao tiếp. Trở thành một người có khả năng giao tiếp tốt bao gồm rất nhiều kỹ năng khác nhau nhưng mục đích đều là đạt được kết quả khi giao tiếp.
II. Tại sao kỹ năng giao tiếp lại quan trọng
- Giao tiếp là một phần tất yếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta như trong gia đình, bạn bè, chỗ làm việc. Nếu bạn có được kỹ năng giao tiếp thông minh và phù hợp thì bạn dễ dàng đạt được các mối quan hệ bạn bè hay trong làm ăn.
- Từ tương tác với bạn bè và gia đình của chúng ta đến tương tác với những người lạ ở nơi công cộng, giao tiếp đóng vai trò như một phương tiện. Đó là cách chúng ta nói chuyện, cách chúng ta sử dụng từ ngữ, ngôn ngữ cơ thể để tương tác với mọi người xung quanh.
- Giao tiếp được sử dụng để kiểm soát các lĩnh vực quan hệ cụ thể giữa bạn và đối phương. Bạn có thể trao đổi biểu hiện cảm xúc giữa người khác và chia sẻ thông tin quan trọng. Kỹ năng giao tiếp của bạn càng tốt, bạn càng dễ truyền tải thông điệp của mình tốt hơn. Ngay cả khi học thuyết trình ở nơi làm việc hoặc cơ quan cũng cần có kỹ năng giao tiếp tốt. Nếu không có nó, người khác sẽ không quan tâm đến việc lắng nghe những gì bạn nói.
III. Những kỹ năng giao tiếp hiệu quả nhất
1. Lắng nghe tích cực
Thực hành lắng nghe tích cực là bước đầu tiên để trở thành một người giao tiếp tuyệt vời. Mọi người lắng nghe với mục đích trả lời hơn là để hiểu. Một người giao tiếp tuyệt vời sẽ lắng nghe những mối quan tâm, câu hỏi và chỉ thị của đồng nghiệp và cấp trên của họ, đồng thời có thể đưa ra quyết định dựa trên sự hiểu biết chính xác về tình hình.
Nó khá đơn giản: nếu bạn không hiểu những gì người khác đang nói, bạn sẽ không thể cung cấp cho họ những gì họ muốn. Một người nghe tích cực đặt câu hỏi khi cần làm rõ và điều chỉnh cách nói của họ dựa trên người họ đang nói và tình huống hiện tại.
2. Giao tiếp phi ngôn
Phi ngôn ngữ là một hình thức liên quan đến ngôn ngữ cơ thể. Những thứ như tư thế, giao tiếp bằng mắt, cử chỉ, bắt tay và nét mặt đều là một phần của giao tiếp phi ngôn ngữ. Người nghe thường chú ý đến tất cả những yếu tố này khi họ đang trong quá trình phân tích thông tin bạn đang cung cấp. Tư thế tự tin, giao tiếp bằng mắt trực tiếp và khuôn mặt thoải mái sẽ thể hiện sự tự tin và khiến người nghe dễ dàng tiếp nhận thông tin được nói hơn.
3. Thể hiện sự tôn trọng
Các cá nhân sẽ cởi mở hơn trong giao tiếp với bạn nếu bạn thể hiện sự tôn trọng đối với họ và suy nghĩ của họ. Các hoạt động cần thiết như sử dụng tên của một cá nhân, giao tiếp bằng mắt và tích cực lắng nghe khi một người nói chuyện sẽ khiến họ cảm thấy được trân trọng. Nếu bạn đang giao tiếp qua điện thoại, hãy tránh làm gián đoạn và tập trung vào cuộc thảo luận.
4. Điều chỉnh âm lượng và độ rõ ràng
Điều cần thiết là phải thể rõ rõ ràng những luận điểm khi bạn đang nói. Điều chỉnh giọng điệu của bạn để bạn có thể nghe thấy trong nhiều bối cảnh khác nhau là một kỹ năng và điều cần thiết để giao tiếp hiệu quả. Nói quá to đôi khi có thể thiếu tôn trọng hoặc khó xử. Nếu bạn không bị thuyết phục, hãy nhìn cách người khác đang giao tiếp.
5. Đưa ra các phản hồi
- Có thể cung cấp và nhận phản hồi một cách thích hợp là một kỹ năng giao tiếp cần thiết. Người giám sát và quản lý nên liên tục tìm kiếm phản hồi mang tính xây dựng cho nhân viên thông qua email hoặc cuộc gọi điện thoại. Tương tự như vậy, bạn cũng nên khuyến khích ý kiến đóng góp từ những người khác. Đặt câu hỏi lọc nếu bạn không chắc chắn về vấn đề này.
- Ngoài ra, khi bạn sắp nhận được phản hồi, điều quan trọng là thực hành lắng nghe tích cực mà chúng ta đã đề cập trước đó. Có thể khó khăn khi nghe những phản hồi tiêu cực về bản thân, nhưng dành thời gian để suy ngẫm về những gì người khác nói về bạn là một phần quan trọng để cải thiện, không chỉ với tư cách là một nhân viên mà còn với tư cách là một con người.
6. Luôn duy trì thái độ tích cực
- Trong giao tiếp những ngôn ngữ cơ thể của người nghe như cái gật đầu nhẹ, ánh mắt hướng về người nói, lắng nghe chăm chú… tất cả điều đó thể hiện bạn đang quan tâm và có thái độ tích cực trong việc lắng nghe và tương tác với người nói.
- Hoặc trong các buổi gặp gỡ, trò chuyện rất khó để tránh khỏi những mâu thuẫn, căng thẳng. Và cách cải thiện kỹ năng giao tiếp tốt nhất trong những trường hợp này đó chính là luôn duy trì một thái độ tích cực. Bạn nên nhớ rằng, có những chuyện sẽ không đi theo kế hoạch ban đầu mà mình đề ra, vì vậy hãy cứ mỉm cười, lạc quan, vui vẻ để “dĩ hòa vi quý” các mối quan hệ. Nếu bạn thấy việc kiềm chế sự căng thẳng rất khó, thì bạn có thể áp dụng một số phương pháp như: tập luyện thể thao, thở đều khi căng thẳng, ngồi thiền để tĩnh tâm…
7. Lựa chọn khéo léo từ ngữ trong giao tiếp
Đối phương trong quá trình giao tiếp đặc biệt là những cuộc giao tiếp về lĩnh vực kinh doanh, tư vấn… họ rất hay để ý ngôn từ mà chúng ta sử dụng. Thông qua đó có được thông tin và đánh giá khách quan về trình độ cũng như con người của người đối diện. Bạn cần chọn lọc từ ngữ trong quá trình giao tiếp để ghi điểm với đối tác của mình.
8. Tích cực dùng những ngôn từ phản chiếu
Ngôn ngữ “phản chiếu” ở đây được hiểu là hình thức phi ngôn ngữ tương đồng với hành động của người đối diện. Theo chuyên gia ngôn ngữ Susan Constantine, phi ngôn ngữ chiếm đến 90% hiệu quả của buổi giao tiếp. Vì vậy, khi trao đổi, nói chuyện với người khác, hãy chú ý đến đến cử chỉ, hành động của mình. Đặc biệt, phi ngôn ngữ phải được thực hiện một cách tế nhị, khéo léo để tránh gây cảm giác khó chịu với người đối diện.
9. Chú ý đến cảm xúc của người đối diện
Việc chú ý đến cảm xúc người khác và tôn trọng cảm xúc của họ chứng tỏ bạn là người vô cùng tinh tế, điều này sẽ tạo được thiện cảm từ chính người đối diện. Cụ thể, bạn nên học cách khen ngợi những mặt tích cực của người đối diện, đồng thời biết cách thông cảm với những khó khăn mà họ đang gặp phải. Và hãy luôn chú trọng đến lời nói của mình, bởi nó có thể tác động đến chuẩn mực của người khác.
10. Kiểm soát cảm xúc của bạn
- Nếu bạn muốn trở thành một người giao tiếp thông minh, bạn cần học cách kiểm soát phản ứng cảm xúc của mình. Điều này có nghĩa là bạn phải luôn giữ thái độ bình tĩnh ngay cả khi bạn đang thật sự tức giận và thất vọng, đồng thời không sử dụng hành động tiêu cực quyết định diễn biến cuộc trò chuyện của bạn.
- Kiểm soát cảm xúc của bạn được xem là một nguyên tắc và kỹ năng vô cùng quan trọng trong giao tiếp để tạo ra sự khác biệt trong các mối quan hệ xung quanh cuộc sống của bạn
Ngoài ra, đối với người kinh doanh online, kỹ năng giao tiếp tốt cần có kỹ năng chốt đơn hàng siêu đỉnh. Bạn phải thuyết phục được khách hàng chốt đơn, mua sản phẩm thì mục tiêu của quá trình giao tiếp mới thực sự thành công. Để việc bán hàng đạt được kết quả tốt nhất, người kinh doanh cần thực hiện các chiến dịch marketing hiệu quả bằng cách sử dụng các phần mềm tương tác Facebook và các nền tảng khác để tiếp cần khách hàng tiềm năng một cách nhanh chóng.
Hi vọng bài viết trên đã có các bạn cái nhìn rõ hơn về kỹ năng giao tiếp và các yếu tố cần có để có một cuộc đối thoại tốt với khách hàng và đồng nghiệp. Nếu bạn cần một giải pháp Marketing hiệu quả, hãy liên hệ với chúng tôi qua page Phần mềm MINSoftware để chúng tôi chỉ cho bạn những cách độc đáo để cải thiện quá trình Marketing của
Facebook